Домой » Экономика » Бизнес » Как правильно организовать и провести успешную конференцию

Как правильно организовать и провести успешную конференцию

Опубликовано: 01.09.2017

Просмотров: 249

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (1 голосов, средний балл: 5,00 из5)
Загрузка...
 
 

Как правильно организовать и провести успешную конференцию

Пожалуй, сейчас уже ни для кого не секрет, что проведение успешных конференций, семинаров и тренингов – это ключ к успеху и процветанию бизнеса.

Как же организовать и провести успешное подобное мероприятие? Попробуем кратко во всем этом разобраться и, по возможности, разложить все по полочкам.

Все мы знаем, что конференция или семинар – это, как правило, многолюдное мероприятие, которое охватывает от нескольких десятков участников до нескольких сотен (в зависимости от размахов бизнеса). А поэтому всех этих людей необходимо удобно разместить. Для этих целей необходимо подобрать подходящий конференц-зал с соответствующим оборудованием и холлом для пребывания участников в перерывах.

В этом случае мы советуем выбирать конференц-залы в отелях и гостиницах. Подобного ранга гостиничных заведений в больших городах достаточно много, а, выбрав зал у них, вы сразу же убьете двух зайцев – у вас будет возможность разместить здесь приезжих и не тратить средства и время на их доставку к месту проведения мероприятий.

Далее необходимо соответствующим образом оформить зал, позаботившись заранее о наглядной агитации, стендах, транспарантах, униформе, бейджах (об этом, пожалуй, более подробно расскажет статья) и других представительских атрибутах.

Теперь об акустике. Конечно же, в специально сдающихся в аренду для подобных мероприятий конференц-залов все необходимое для обеспечения нормальной слышимости есть, однако в этом необходимо лично убедиться, ведь – хорошая акустика и слышимость, особенно для большой аудитории — это основное в конференции или семинаре.

Подбор ведущего конференции – это тоже немаловажный фактор ее успешности, поскольку хорошо поставленная дикция и профессионализм ведущего в этом плане могут спасти даже самый провальный проект, и, наоборот, отсутствие этих качеств – напрочь похоронить все перспективное.

Перерывы между лекциями и выступлениями должны заполняться с пользой. Вот для чего необходим просторный холл, о котором говорилось выше. В перерывах гости и участники конференции должны не только общаться между собой на посторонние темы, но всецело обсуждать вопросы по теме мероприятия, а для этого холл необходимо оборудовать различными стендами и рекламно-информационными щитами. На них можно разместить, например, как текстовую информацию, так различные предметы, скажем, образцы продукции или товара.

Что касается перерывов, то не стоит в этом случае забывать и брейк-кофе и обедах. Если мероприятие проходит в отеле и гостинице, то это все можно заказать по месту в приданном заведению ресторане. Если же этого нет, то отчаиваться е стоит – в наше время работает огромное количество фирм и компаний, занимающихся доставкой всего необходимого в любую точку любого города.

Теперь о приглашении участников и их встрече. Приглашение можно оформлять в письменном виде, оформленном на специальном бланке с соответствующими логотипами и вензелями, можно отправить по электронном почте, а лучше всего – это сделать телефонный звонок, который, как показывает практика, наиболее эффективен в этом случае.

Если все участники конференции местные – это снимает из организаторов мероприятия уйму проблем, связанных со встречей в аэропорту и на вокзалах, доставку к месту проживания и отправкой домой. Если же не местные – то тут надо думать о транспорте, что в наше время не очень дешиво. С целью экономии можно нанять несколько городских трансферов по основных транспортных вокзалах, работники которые могут выполнить и функции своеобразных гидов.

Ну и в завершении конференции – конечно же, подарки и презенты! В этом случае ни в коем случае не стоит дарить гостям и участникам дорогие спиртные напитки и еду (если только они не относятся к теме конференции). Подарки презенты стоит выбирать в тему мероприятия, они не должны быть громоздкими и в то же время должны быть полезными и заметными в быту. Поэтому для этих целей практически идеально подойдут оригинальные брелоки, магнитики на холодильник, чашки, кружки, подставки под посуду и многое подобное, на чем будет нанесена символика мероприятия или информация относительно продвигаемого продукта.

Если вы все сделаете правильно, то успешность вашего мероприятия будет обеспечена, а это в положительном плане отразиться и на дальнейшем развитии вашего бизнеса. Удачи всем на этом нелегком поприще!

Теги: , , , , , , , , , , , , , , ,

Автор: Максим Титовец
Статей: 137

Оставить комментарий

Ваш email не будет опубликован.Необходимы поля отмечены *

*