Домой » Экономика » Бизнес » Как организовать эффективную работу канцелярии на предприятии или в учреждении

Как организовать эффективную работу канцелярии на предприятии или в учреждении

Опубликовано: 26.02.2019

Просмотров: 607

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (1 голосов, средний балл: 5,00 из5)
Загрузка...
 
 

Как организовать эффективную работу канцелярии на предприятии или в учреждении

У начинающих бизнесменов, особенно у тех, чье дело связано с большим количеством входящей корреспонденции и официальной перепиской, часто возникает вопрос: а как же можно в наиболее эффективном формате организовать работу канцелярии?

Попробуем в рамках этого небольшого поста в максимальной степени точно и четко ответить на этот вопрос, который, кстати, в последнее время очень часто задают нам наши подписчики.

И так, Вы возглавляете частное или государственное предприятие, учреждение или контору, деятельность которых завязана на официальной переписке с различными органами или частными лицами. В этом случае без организации канцелярской работы Вам не обойтись абсолютно никак.

Начинать создание этого подразделения надо, естественно, с кадрового вопроса. Подбор опытного, а главное – расторопного канцеляриста – это в наше непростое время и при условиях дефицита кадров довольно непростая процедура. В этом случае сотрудник должен обладать по возможности соответствующими навыками и образованием при обязательном наличии усердия, усидчивости и дотошности.

После выбора работника канцелярии или нескольких работников, Вам необходимо выбрать и оборудовать помещение для ее размещения. Помещение должно быть надежно защищено от постороннего несанкционированного проникновения, а также оснащено противопожарной и охранной сигнализацией.

Следующим этапом перед началом работы будет обеспечение канцелярии необходимыми журналами для регистрации входящей или исходящей корреспонденции, а также необходимыми фирменными штампами и бланками для оформления входа и выхода почты. Этап вроде бы и простой на первый взгляд, однако на него необходимо обратить максимум внимания, поскольку это, по сути дела, лицо вашей организации.

Ну, и пожалуй, один из самых важных этапов и факторов, который существенным образом повлияет на работу канцелярии. Это обеспечение так называемыми канцелярскими товарами https://kubarik.kz/catalog/bumazhnaya_produktsiya/bumaga_dlya_ofisnoy_tekhniki/bumaga_ofisnaya_a4/, которых в настоящее время существует очень много, но Вам необходимо выбрать перечень самых необходимых и применительных именно в деятельности Вашего учреждения. Наиболее расходными канцелярскими товарами, как правило, являются файлы, папки, блокноты, различные скрепки, ну, и конечно же, офисная форматная бумага.

В завершении этого поста обращаем особое внимание на обеспечение канцелярии почтовыми конвертами. Иначе, как Вы по-другому собираетесь отправлять официальную корреспонденцию. Ваша канцелярия должна всегда располагать полным перечнем всех видов почтовых конвертов https://kubarik.kz/catalog/bumazhnaya_produktsiya/konverty/, поскольку от этого зависит оперативность отправки и доставки документов, адресованных из Вашего предприятия или учреждения. Как ни парадоксально, но последний пункт мероприятий по организации работы канцелярии далеко не второстепенный.

Если Вы качественно провели подготовительные работы на каждом из этапов организации работы канцелярии, то сбоев и ненужных проблем в этом вопросе для Вас не предвидится.

Теги: , , , , , , , , , ,

Автор: Максим Титовец
Статей: 169

Оставить комментарий

Ваш email не будет опубликован.Необходимы поля отмечены *

*